EXCEL

QUE ES UNA FUNCIÓN EXCEL

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.

El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función.

Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

ESTRUCTURA EXCEL
La sintaxis de cualquier función es:

=nombre_función ( argumento; argumento; … ; argumento )

Esto es:

Signo igual (=).
Nombre de la función.
Paréntesis de apertura.
Argumentos de la función separados por puntos y comas.
Paréntesis de cierre.


Si necesita sumar una columna o una fila de números, deje que Excel haga las matemáticas. Seleccione una celda junto a los números que desea sumar, haga clic en Autosuma en la pestaña Inicio , presione entrar y ya habrá terminado.

Autosuma en la pestaña Inicio

Cuando haga clic en Autosuma, Excel especificará automáticamente una fórmula (que usa la función SUMA) para sumar los números.

He aquí un ejemplo. Para agregar los números de enero a este presupuesto de ocio, seleccione la celda B7, la celda que está justo debajo de la columna de números. Después haga clic en Autosuma. Aparecerá una fórmula en la celda B7 y Excel resaltará las celdas que está sumando.

Fórmula creada haciendo clic en Inicio > Autosuma

Presione Entrar para visualizar el resultado (95,94) en la celda B7. También puede ver la fórmula en la barra de fórmulas de la parte superior de la ventana de Excel.


Resultado de Autosuma en la celda B7

función suma 
suma es más fácil de usar cuando está trabajando con más de un número. Por ejemplo = suma (a2: A6) es menos probable que se produzcan errores de escritura que = A2 + A3 + A4 + A5 + A6.

Usar SUMA con dos rangos de números

Esta es una fórmula que usa dos rangos de celdas: = suma (a2: A4; C2: C3) suma los números en los rangos a2: A4 y C2: C3. Presione Entrar para obtener el total de 39787.

Para crear la fórmula:

Escriba = suma en una celda, seguido de un paréntesis de apertura (.

Para introducir el primer rango de fórmulas, que se denomina un argumento (un fragmento de datos que la fórmula necesita ejecutar), escriba a2: A4 (o seleccione la celda a2 y arrastre por la celda A6).

Escriba una coma (,) para separar el primer argumento del siguiente.

Escriba el segundo argumento, C2: C3 (o arrastre para seleccionar las celdas).

Escriba un paréntesis de cierre )y, a continuación, presione Entrar.

Cada argumento puede ser un rango, un número o referencias de celda únicas, todos separados por comas.

= SUMA (A2: A4; 2429; 10482)

= SUMA (4823, A3: A4; C2: C3)

= SUMA (4823, 12335, 9718, C2: C3)


= SUMA (A2, A3, A4, 2429, 10482)


¿Qué hace la función PROMEDIO ?
La función Promedio en Excel sirve para obtener la media aritmética entre un grupo de valores que le pasemos como parámetros.

Básicamente, lo que hace es sumar todos los valores que le pasemos y los divide entre el conteo de los mismos.

¿Para qué sirve?
Como ya te conté, esta función sirve para obtener el promedio entre los valores que le pasemos por parámetro. Entonces, un Profesor podría utilizarlo para obtener el promedio de calificaciones de un alumno o de toda la clase.

Un Analista podría utilizarlo para obtener el promedio de pérdidas o ganancias mensuales o el promedio de producto no conforme por semana.

Puedes utilizarlo en un sinfín de escenarios. Seguramente a ti también te podría resultar útil.

¿Cómo se usa?
Pues bien, como te comentaba hace un momento, esta función busca obtener la media aritmética entre los valores que le pasamos como parámetros y lo hace sumando todos los valores entre sí, para luego dividirlos entre el conteo de estos.

Así, por ejemplo si quisieras sacar el promedio de dos valores, 15 y 5 por ejemplo, el procedimiento sería así:

Cantidad de parámetros: 2
Suma entre 15 y 5: 20
Dividir el resultado entre la cantidad de parámetros: 20 / 2 = 10
Promedio: 10
Veamos este ejemplo en una hoja de Excel:

La función Promedio en Excel

Como ves, a la función promedio le estoy pasando los valores 15 y 5 colocando una referencia a las celdas donde están ubicados.

El resultado que arroja la función Promedio es el mismo que obtuvimos manualmente:

La función Promedio en Excel

Así como he utilizado una referencia a un rango de celdas con los valores que deseo promediar, puedo utilizar valores constantes, tal y como te conté en la entrada donde explico qué son las fórmulas:



CONTAR (función CONTAR)

La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta los números dentro de la lista de argumentos. Use la función CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo de número de un rango o matriz de números. Por ejemplo, puede escribir la siguiente fórmula para contar los números en el rango A1:A20: =CONTAR(A1:A20). En este ejemplo, si cinco de las celdas del rango contienen números, el resultado es 5.


Sintaxis
CONTAR(valor1; [valor2]; ...)

La sintaxis de la función CONTAR tiene los siguientes argumentos:

valor1    Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el que desea contar números.

valor2; ...    Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales en los que desea contar números.

Observaciones
Se cuentan argumentos que son números, fechas o una representación de texto de los números (por ejemplo, un número entre comillas, como "1").

Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos.

No se cuentan los argumentos que sean valores de error o texto que no se puedan traducir a números.

Si un argumento es una matriz o una referencia, solo se considerarán los números de esa matriz o referencia. No se cuentan celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error de la matriz o de la referencia.

Si desea contar valores lógicos, texto o valores de error, use la funciónCONTARA.

Si desea contar solo números que cumplan con determinados criterios, use la función CONTAR.SI o la función CONTAR.SI.CONJUNTO.

Ejemplo
Copie los datos de ejemplo en la tabla siguiente y péguelos en la celda A1 de una hoja de cálculo nueva de Excel. Para que las fórmulas muestren los resultados, selecciónelas, presione F2 y luego ENTRAR. Si lo necesita, puede ajustar el ancho de las columnas para ver todos los datos.

FUNCIÓN CONTARA
Categoría: Estadísticas
Nombre en inglés: COUNTA

¿QUÉ HACE?
Cuenta la cantidad de celdas que no están vacías.

SINTAXIS
CONTARA(valor1, [valor2], …)

valor1 (obligatorio): Primera celda o rango donde se desea contar.
valor2 (opcional): Celdas o rangos adicionales a considerar. Hasta 255 elementos.
EJEMPLOS
CONTARA(A1:A5) = Cuenta las celdas dentro del rango A1:A5 que no están vacías



CONTAR.BLANCO
Cuenta la cantidad de celdas vacías en el rango indicado por el argumento “Área”. Esta función devuelve un número mayor o igual que cero. El argumento “Área” contiene la referencia a un rango de celdas.

Sintaxis:
=CONTAR.BLANCO(Area)

Donde Area es el Área en el que se contaran las celdas vacías.
Ejemplo:
=CONTAR.BLANCO(A1:B6)

Devuelve 12, si todas las celdas están vacías.
=CONTAR.BLANCO(F2:G8)

Devuelve la cantidad de celdas vacías en el rango F2:G8.

 funcion maximo 
La función MAX es una de las funciones estadísticas de más utilizadas en Excel. MAX representa las tres primeras letras de la palabra MAXIMO y se utiliza para encontrar el número más grande, mayor o máximo en una lista de valores o argumentos.


Argumentos:

Nro1 Valor requerido.
Nro2,… NroN son valores opcionales.
Los argumentos de la función MAX pueden ser números, rangos con valores numéricos, matrices o referencias de celdas. El máximo número de argumentos que se pueden colocar en la función MAX depende de la versión de Excel que estés utilizando. En Excel 2007 se pueden ingresar hasta 255 argumentos.

Si el argumento es una matriz o una referencia, sólo se utilizarán los números contenidos en la matriz o en la referencia. Se pasarán por alto las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia.

Si el argumento contiene celdas vacías, valores lógicos o de texto, la función MAX devuelve 0.

Si desea incluir valores lógicos o de texto utiliza la función MAXA.

Ejemplos de sintaxis de la función MAX

Tipo de Argumento Ejemplo Explicación
Referencia a Celdas =MAX(A1, B1) Busca el máximo de los valores de las celdas desde A1 y B1
Referencia a Rangos =MAX(A1:A10) Busca el máximo de los valores de las celdas entre las celdas A1 y A10
Referencia a Columnas =MAX(C:C) Busca el máximo de los valores de las celdas de la columna C
Referencia a Filas =MAX(1:1) Busca el máximo de los valores de las celdas de la fila 1
Numeros =MAX(100, 200, A1) Busca el máximo entre 100, 200 y valor de la celda A1
Multiple Columnas/Filas =MAX(A1:A10, C1:C10) Busca el máximo de los valores de las celdas desde A1 a A10 y desde C1 a C10


Ejemplos de uso de la función MAX


Funcion MAX


LA FUNCIÓN MIN EN EXCEL

La función MIN nos devuelve el valor mínimo de una lista de valores omitiendo los valores lógicos y el texto. Como argumentos de la función podemos ingresar directamente los números que deseamos evaluar o podemos indicar una referencia a una celda o el rango que contiene los valores numéricos.


SINTAXIS DE LA FUNCIÓN MIN
Es obligatorio ingresar el primer argumento de la función MIN o de lo contrario Excel mostrará un mensaje de error. Por su puesto que, si ingresamos un solo número, obtendremos como resultado el mismo valor.

La función MIN en Excel

Número1 (obligatorio): El primer número a considerar en la comparación de valores. También puede ser la referencia a una celda o rango que contiene los números a evaluar.
Número2 (opcional): El segundo número en la lista de valores, o la referencia a una celda, o el rango que contiene los valores numéricos adicionales.
Si en el primer argumento de la función MIN hemos ingresado un valor numérico, será importante ingresar un segundo número para que la función pueda realizar una comparación entre ambos y devolver el menor de ellos.

La función MIN aceptará hasta 255 valores numéricos en sus argumentos. Esto quiere decir que, si ingresamos valor por valor en la función, solamente podremos ingresar una lista de 255 números. Sin embargo, si utilizamos una referencia a un rango de celdas, podremos obtener el valor mínimo de cualquier lista sin importar la cantidad de números que contenga.

Debes recordar que, al realizar la comparación de números, la función MIN tomará en cuenta el número cero y los números negativos y devolverá el menor de todos ellos.

LA FUNCIÓN MIN CON VALORES NUMÉRICOS
Como lo mencioné anteriormente, es posible ingresar directamente en la función MIN la lista de números que queremos comparar. La siguiente fórmula hará la comparación de los números indicados para obtener el menor de ellos:

=MIN(14, 85, 20, 81, 5, 63, 29, 57, 49, 18)

Al ingresar la fórmula en una de las hojas de Excel, obtendremos el siguiente resultado:

Sintaxis de la función MIN en Excel

➥ IMPORTANTE: Si Excel muestra un error al ingresar la fórmula anterior, es muy probable que se deba a que en tu equipo tienes una configuración regional diferente a la mía y por lo tanto deberás utilizar el punto y coma (;) para separar la lista de números.

Cuando ingresamos directamente los números en los argumentos de la función MIN, solo podremos comparar hasta un máximo de 255 valores. Esta limitante la podemos evitar si proporcionamos a la función MIN el rango de celdas donde se encuentran los números.

LA FUNCIÓN MIN CON UN RANGO
En lugar de ingresar número por número en la función MIN, podemos indicarle el rango de celdas que contiene los valores numéricos que necesitamos comparar. La siguiente fórmula le pide a la función MIN que obtenga el valor mínimo de los valores contenidos en el rango A1:A10.

=MIN(A1:A10)

Para este ejemplo, he colocado en el rango A1:A10 los mismos diez valores del ejercicio anterior y por lo tanto tendremos el mismo resultado:

Función MIN Excel

La ventaja de este método es que podemos evaluar más de 255 números ya que el rango puede tener cualquier cantidad de celdas. Por ejemplo, la siguiente fórmula obtiene el valor mínimo del rango A1:A500 el cual está formado por 500 celdas y cada una de ellas tiene un número:

=MIN(A1:A500)

En la siguiente imagen puedes observar el valor mínimo de dicho rango de celdas:

Cómo utilizar la función MIN en Excel

Utilizando la referencia a un rango de celdas podremos obtener el valor mínimo de cualquier lista de números sin tener que preocuparnos por el límite de 255 argumentos de la función MIN.

EJEMPLOS DE LA FUNCIÓN MIN EN EXCEL
La siguiente imagen muestra los datos de las ventas de diferentes representantes de una empresa a lo largo del primer trimestre del año.

Ejemplo de la función MIN en Excel

El primer dato que necesitamos obtener es el valor mínimo del mes de enero y para eso utilizamos la siguiente fórmula:

=MIN(B2:B9)

La fórmula nos devuelve el resultado $304 que es el valor más bajo de la columna Enero.

Función para obtener el valor mínimo en Excel

Para conocer el valor más bajo en todo el trimestre, podemos utilizar la siguiente fórmula:

=MIN(B2:D9)

El rango B2:D9 abarca las columnas de los tres meses. En la siguiente imagen puedes ver el resultado de la fórmula anterior, que es $112 y que fue el valor mínimo de venta de un representante en todo el trimestre que pertenece a Olga en el mes de Febrero:

Fórmula para encontrar el valor mínimo en Excel
 mínimo será $112 que pertenece a Olga en el mes de febrero.

La función MIN en Excel será de gran ayuda para obtener el valor mínimo de una lista de valores, ya sea que ingresemos directamente los números en la función o que utilicemos referencias a rangos de celdas que contienen los valores numéricos a evaluar.

LA FUNCIÓN AHORA EN EXCEL
La función AHORA en Excel devuelve la fecha y hora actuales del sistema. Esta función no tiene argumentos ya que consulta la información del computador en el momento exacto en que pulsamos la tecla Entrar.

UTILIZAR LA FUNCIÓN AHORA
Para poder utilizar la función AHORA en Excel es suficiente con introducir su nombre y los paréntesis de la función:

=AHORA()

De inmediato podrás observar la fecha y hora actuales en la celda:

Sintaxis de la función AHORA en Excel

La información tendrá un formato dd/mm/aaaa hh:mm y lo podemos comprobar haciendo clic derecho sobre la celda y seleccionando la opción Formato de celdas:

Ejemplo de la función AHORA en Excel

El formato predeterminado de la función AHORA muestra solamente la hora y los minutos pero si queremos mostrar también los segundos devueltos por la función debemos utilizar un formato personalizado diferente.

Graficas en Excel

Las gráficas en Excel son una de las herramientas más útiles para analizar datos. Sonrepresentaciones de datos numéricos, utilizando líneas, barras, áreas y otros formatos, para poder visualizar fácilmente datos numéricos o porcentuales.
Crear gráficos en Excel es muy fácil, partiendo de un rango de datos , y utilizando el asistente de gráficos, o el botón de gráficos apropiado (esto es aun más fácil en Excel 2007 o posterior).
El gráfico permanece enlazado o relacionado a los datos numéricos seleccionados, por lo que al modificar uno de estos datos, nuevamente se redibuja el área visual.


Cambiar el aspecto de un gráfico.
Se trata de una tarea muy sencilla. Basta con pulsar con el clic derecho sobre la zona del gráfico a modificar (leyendas, áreas, fondo, etc) y seleccionar el valor correcto para modificar. Generalmente podemos cambiar el diseño y colores con la opción Formato de Gráfico.

Algunos tipos de gráficos.
De barras: muy útiles para representar datos generales
De columnas: misma utilidad que de barras.
Líneas: permite comparar evolución de datos.
Circular o Tarta: más indicado para análisis porcentual.


Google Sheets (antiguamente conocido como Google Spreadsheets) fue introducido el 9 de marzo de 2006, luego de que Google adquiriera Writely.

Es un programa de hoja de cálculos gratuito y en línea que incluye casi todas las características tradicionales de un programa de hoja de cálculo como Microsoft Excel.

Google Sheets ofrece el beneficio de almacenamiento en la nube, lo que significa que los usuarios podrán grabar sus documentos automáticamente en esta.


Características de google Sheets

Google Sheets incluye múltiple características, algunas de estas son:

- Formato de texto.

- Entrada de fórmulas.

- Importación de imágenes.

- Capacidad de crear gráficos y diagramas a partir de conjunto de datos.

- Capacidad de utilizar scripts.

- Emplear gran variedad de plantillas.

- Permite edición colaborativa compartida entre varias computadoras, dispositivos y otros usuarios.


Tipos de archivos soportados: .xls, .xlsx, .xlsm, .xlt, .xltx, .xltm .ods, .csv, .tsv, .txt, .tab


¿Qué es Google Docs?




Google Docs era lo que en la actualidad conocemos como Google Drive, y básicamente se trata de una suite de oficina similar en funciones y comportamiento a Microsoft Office, y que nos ofrece la posibilidad de crear documentos en línea en cualquier plataforma en la que nos encontremos, ya que para poder utilizar la suite podemos hacerlo a través de cualquier navegador.

Mediante Google Drive estaremos en posición de crear documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, las cuales se mantendrán en la nube, pero sincronizadas con cualquier dispositivo que al menos cuente con un navegador entre sus aplicaciones. Es por ello que Drive es una herramienta fantástica para el trabajo colaborativo y sin ataduras. Si quieres conocer más acerca de Google Drive, te invitamos a leer el resto del artículo.